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      鄭州肝病醫(yī)院

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      鄭州肝病解析基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀探討

      作者:河南省醫(yī)藥附屬醫(yī)院 點(diǎn)擊咨詢肝病醫(yī)生

        鄭州肝病解析基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀探討,由于六十是一個(gè)花甲子的緣故,經(jīng)筆者調(diào)查了解,我醫(yī)院大分都是建前后建立起來(lái)的,那么這些建前后成立的醫(yī)院都會(huì)相當(dāng)看重建院六十祝活動(dòng),其中我院也在其列。作為一名建院六十周年活動(dòng)的參與者,我對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要性有了更深一步的體味。

       

        鄭州肝病解析基層醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀探討,醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富,加強(qiáng)對(duì)這一信息資源的科學(xué)管理,對(duì)新形勢(shì)下醫(yī)院的建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù),是醫(yī)學(xué)的基礎(chǔ),是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影,是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。隨著醫(yī)改的不斷深入,醫(yī)院各項(xiàng)工作都朝向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,為此,加強(qiáng)醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理勢(shì)在必行。轉(zhuǎn)變檔案管理模式,必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上,了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題,分析其原因,并相應(yīng)地采取一些對(duì)策,才能更好地做好醫(yī)院檔案管理工作。

       

        一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

       

        1、檔案管理工作沒(méi)有得到足夠重視,檔案意識(shí)不強(qiáng),利用率較低

       

        檔案是醫(yī)院歷史原貌原始、真實(shí)的記錄,而任何一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展都離不開(kāi)歷史,要想了解醫(yī)院一步步的發(fā)展?fàn)顩r,必須通過(guò)查閱檔案資料。在我了解的一些醫(yī)院建院六十周年查閱歷史檔案過(guò)程中,存在太多空白,大都紙質(zhì)保存,一些已經(jīng)殘缺不全,缺乏電子文件,不便于查閱。究其原因是重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念極為普遍,檔案管理工作沒(méi)有得到各級(jí)的充分重視。對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)還比較淡薄,認(rèn)為檔案工作可有可無(wú),認(rèn)識(shí)不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對(duì)檔案重視程度不夠,檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足,造成檔案利用率不高。

       

        2、檔案管理制度不健全,醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清,管理范圍不明

       

        在醫(yī)院管理中,大多數(shù)醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度,而涉及檔案管理的制度、職責(zé)卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中,一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核,制度的不完善必然導(dǎo)致管理工作的不到位甚至漏洞百出隨著科學(xué)的進(jìn)步,社會(huì)的發(fā)展,檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。醫(yī)院在管理檔案時(shí),由于還沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式,醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理,使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。

       

        3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

       

        檔案管理人員理論水平、業(yè)務(wù)水平參差不齊,檔案知識(shí)欠缺,責(zé)任意識(shí)缺乏。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,一般重視醫(yī)療人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)提高沒(méi)有納入計(jì)劃和要求,檔案管理人員平時(shí)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多,缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn),許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展要求,缺乏創(chuàng)新和活力,這些已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。

       

        4、檔案管理分散,檔案工作硬件投入不足,檔案管理水平不高。

       

        各科室分散管理,不便于綜合利用,不利于檔案的完整和安全。每個(gè)科室都要有人兼管保存,重復(fù)保存,造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外,檔案管理設(shè)備陳舊,管理落后,也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來(lái),隨著科學(xué)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用,醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)管理檔案的卻較少,一些檔案工作還停留在手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。

       

        二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的措施和對(duì)策

       

        1、強(qiáng)化檔案信息化管理的意識(shí)

       

        醫(yī)院檔案管理應(yīng)納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃,成立專門的小組,并把檔案工作作為各科室年終考核的內(nèi)容,開(kāi)展檔案目標(biāo)管理的評(píng)審,形成各齊抓共管,協(xié)調(diào)配合的局面,使醫(yī)院檔案管理逐步走向規(guī)范化。

       

        2、建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度。

       

        建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度,是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,根據(jù)檔案法、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法等有關(guān)法律、法規(guī),制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對(duì)各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià),同步發(fā)展。

       

        3、加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐,提案管理人員素質(zhì)。

       

        檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平,醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃,全面提案管理人員素質(zhì)。一是通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)、繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)等掌握新的管理手段,提高業(yè)務(wù)水平。二是深入臨床一線調(diào)查醫(yī)療、教學(xué)和對(duì)檔案信息的需求,充實(shí)現(xiàn)有檔案,不斷總結(jié)探索檔案管理工作,適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,推動(dòng)檔案管理水平的提高。

       

        4、加大投入,完善設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案的管理。

       

        加大資金投入,引進(jìn)的和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理的必要條件。一方面,根據(jù)實(shí)際條件,配置掃描儀、刻錄機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備等設(shè)備。另一方面,要引進(jìn)計(jì)算機(jī)等的管理,用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案,方便使用者及時(shí)查找、閱讀,節(jié)了人力、物力和財(cái)力,減少檔案的空間,保存信息方便簡(jiǎn)單,也增加了其保密程度,提高了工作效率。另外,要提案保護(hù)設(shè)備和的配備,如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備,滅蟲、滅火設(shè)備。醫(yī)院可以構(gòu)建一個(gè)內(nèi)的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),把數(shù)字檔案存儲(chǔ)在專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器上,檔案檢索工作站通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn),為用戶提供查詢、更新及事務(wù)管理等服務(wù)。因此,醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、。

       

        5、重視開(kāi)發(fā),充分利用,發(fā)揮檔案的社會(huì)效益。

       

        檔案管理的終目的是使檔案得到充分利用,因此,醫(yī)院檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí),要多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,使醫(yī)院的檔案為臨床、醫(yī)療、教學(xué)和工作服務(wù)。同時(shí),積極開(kāi)展多種編研活動(dòng),對(duì)信息進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)和加工,編寫各種專題匯編,為利用者提供多層、多方面、有實(shí)效的信息。另外,還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,實(shí)現(xiàn)各級(jí)醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和工作的需求,從而提案的利用率,充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

       

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